Gestão de Processos

III - ETAPA DO PROJETO

A Gestão por Processos consiste em uma coleção de atividades que ocorrem dentro de uma empresa que estão envolvidos diretamente com os objetivos da empresa. Estas atividades envolvem os recursos materiais, humanos e financeiros da empresa, necessários para, por exemplo, desenvolver um novo produto, melhorar o atendimento ao cliente e aumentar a eficiência da logística. Assegurar que os processos sejam executados de forma clara e consistente é muito importante para que a empresa possa atingir suas metas e agregar valor aos seus clientes. Entretanto gerenciar estes processos é mais difícil do que parece, pois muitos deles não acontecem isoladamente, mas interagem entre si.

Há vários tipos de processos como os processos-chave, processos de apoio e sub-processos. Processos comuns incluem:

- Compras: Assegura que os materiais e equipamentos necessários para a produção estejam disponíveis.
- Desenvolvimento de produtos: Planeja novos produtos e serviços para os seus clientes ou a melhoria dos já existentes
- Produção: Criação dos produtos e serviços
- Entrega do pedido: Recebimento de pedidos dos clientes, assegurando que estes serão devidamente atendidos.
- Distribuição: Distribuição pontual dos produtos aos clientes
- Suporte ao cliente: Fornecer assistência para os clientes após a compra.

Quanto mais você promove os seus processos, maior é o seu potencial. Para garantir o continuo desenvolvimento e melhoria dos seus processos, você deve considerar alguns pontos importantes.

- Os objetivos devem ser claros e mensuráveis
- Forte comprometimento da alta gerência e dos funcionários é essencial
- Seus funcionários são ótimas fontes de informação. Envolvê-los, cria um forte comprometimento e assegura a aceitação para as mudanças propostas.
- A comunicação é fundamental para gerar envolvimento, comprometimento e o acerto das metas.

Construir um modelo orientado a processos pode resolver muitos problemas que estão escondidos no modelo tradicional. Um modelo de processo é desenhado para auxiliar as pessoas envolvidas, a entender o ambiente e a sua participação nela. Construir este modelo requer trabalho em equipe, garantindo que todo o conhecimento disponível será utilizado no modelo. Um modelo básico pode consistir de apenas atividades especificas, passos, funções organizacionais, informação e material. O modelo pode também conter mensagens sobre problemas potenciais nos processos, idéias para melhoria e outros comentários.
Outro ponto importante é a documentação. Documentar todo o processo ajuda na comunicação através da empresa. O grande desafio é manter a documentação em dia e acessível para todos.

Benefícios

A grande vantagem da orientação aos processos é que isso ajuda na compreensão de como as coisas são realmente feitas, revelando problemas, gargalos e ineficiências que podem permanecer escondidos em uma empresa, mesmo ela funcionando normalmente: A Gestão por Processos pode ajudá-lo também na:

- Redução dos prazos
- Redução de custos
- Melhoria da eficiência interna
- Melhoria na qualidade geral
- Aumento da satisfação dos seus clientes e funcionário

Fonte: http://www.jpverithas.com/consultoria/gestao_processos.html

Aplicativo: BizAgi Process Modeler 

O BIZAGI é uma ferramenta gratuita para criação de fluxogramas, mapas mentais e diagramas em geral. Permite aos usuários organizarem graficamente vários processos e as relações existentes em cada etapa. Essa estruturação é uma maneira eficiente de visualizar um processo como um todo, identificando problemas e apontando a solução para eles.  Assim, para o aprimoramento do projeto "Loja Virtual" será utilizado o aplicativo BIZAGI a fim de identificar o processo de gestão de compras,  um fator estratégico nos negócios, focalizando o volume de recursos, sobretudo, financeiros. Por isso, faz-se necessário visualizar como funciona o processo administrativo da loja. Para ilustrar uma situação de compra comum do cliente ao visitar a "Loja Virtual", vejamos o fluxograma abaixo: